Трудовая книжка в электронном виде: как это работает?

Тема в разделе "Работа в Москве и Подмосковье", создана пользователем Валерка, 3 фев 2020.

  1. Валерка

    Thread starter

    Валерка Постоялец

    Сообщения:
    432
    Симпатии:
    259
    Пол:
    Женский
    Ведение трудовых книжек в электронном виде с 2020 года вызвало много вопросов как у работодателей, так и у трудящихся. Граждан России беспокоит сохранность информации, компетентность ведущих такую отчётность работников, сохранение конфиденциальности. Основной проблемой можно считать то, что глобальная компьютеризация коснулась только крупных городов России. А в маленьких деревнях, посёлках в Сибири, Дальнем Востоке и на Крайнем Севере трудовая книжка в электронном виде – это что-то из области фантастики.

    Больше всего надёжность такого документа беспокоит людей предпенсионного возраста. Далеко не все из них освоили достижения прогресса – компьютеры, смартфоны, электронные системы. Однако в новом законе о трудовых книжках этот нюанс был учтён.

    Давайте вместе разберёмся, что из себя представляет ЭТК и в чём преимущества её внедрения.

    elektronnaja-trudovaja-knizhka.jpg

    Закон о трудовых книжках в электронном виде


    Введение ЭТК планировалось ещё в мае 2017 года. Именно тогда был опубликован Указ президента №203, в котором излагалась стратегия постепенного перехода всех государственных и частных структур на электронный документооборот.

    Однако только в 2019 году в правительстве снова заговорили про электронные трудовые книжки – законопроект готовился целых два года. В итоге 16.12.2019 года был принят федеральный закон №439-ФЗ. В нём были обусловлены все изменения и требования, касающиеся электронного документооборота в области формирования данных о трудовой деятельности.

    Дата перехода на электронные трудовые книжки также была названа. Согласно требованиям федерального закона №439-ФЗ работодатели обязаны:

    ☑️ С 1 января по 30 июня 2020 года разослать всем сотрудникам письменные уведомления о переходе на ЭТК, а также существующих вариантах ведения трудовых книг;

    ☑️ С 30 июня по 31 декабря 2020 года собрать письменные заявления с тех работников, которые не хотят брать на себя ответственность за хранение бумажных трудовых книг.

    Озвученные формулировки довольно сложные. Попробуем их описать обычным языком.

    Новый закон обязывает всех перейти на ЭТК. Но, так как многие люди не доверяют системе электронного документооборота, была предложена альтернатива. Те, кто хочет по-прежнему обладать бумажной трудовой книгой, могут подать специальное заявление. В этом случае работодатель будет дублировать записи, то есть вести и бумажную, и электронную трудовую книгу.

    Если работник своевременно не подаст письменное заявление работодателю, бумажную трудовую книгу выдадут ему на руки. А так как новый закон пока не предусматривает переноса сведений из бумажных книг в электронные, то потеря бумажной книги может привести к потере значительной части трудового стажа.

    В связи с этим у работников есть два варианта: хранить свои бумажные трудовые книги самостоятельно или переложить эту обязанность на плечи работодателя. Исключения касаются только тех граждан России, которые приступят к трудовой деятельности в 2021 году. У них бумажных трудовых книг не будет.

    elektronnaja-trudovaja-knizhka-1.jpg

    Электронная трудовая книжка, что это значит?


    Трудовая книжка в электронном виде (ЭТК) – это документ, который существует только на сервере Пенсионного Фонда. Законом не предусмотрено дублирование этого документа в каком-либо виде. Возможно, в будущем будут внесены поправки в законодательство, и информация о пенсионном стаже человека будет храниться на пластиковых картах. Такая практика прогнозируема. Рано или поздно все данные о людях будут объединены в едином реестре и получат отражение в бионических паспортах. Но на данный момент это даже не обсуждается.

    Однако не стоит переживать за сохранность данных. Электронная база трудовых книжек хорошо защищена как от хакерских атак, так и от действий других злоумышленников. А чтобы создать дополнительную защиту данных, Пенсионный Фонд планирует перейти на хранение информации в системе блокчейн.

    blokchein.jpg

    Блокчейн – это технология децентрализованного хранения зашифрованных данных. Информация дублируется на множество устройств по всему миру и, таким образом, получает 100% защиту. На данный момент хранение данных в системе блокчейн считается самым надёжным в мире.

    Как перейти на электронные трудовые книжки?


    kak-pereiti-na-elektronnye-trudovye-knizhki.jpg

    Вопрос правильного и своевременного перехода на ЭТК больше всего волнует работодателей. Это связано с тем, что в КоАП были внесены изменения, предусматривающие административную ответственность работодателя за соблюдение требований федерального закона №439-ФЗ.

    Рассмотрим, как работодателю перейти на электронные трудовые книжки. Для начала стоит выполнить подготовительные работы: разослать письменные уведомления сотрудникам, выбрать подходящее программное обеспечение, провести обучение ответственного за ведение такой документации персонала.

    При этом не стоит торопиться, до 30 июня 2020 года нужно только разослать уведомления. Остальные действия следует выполнять не раньше второй половины 2020 года. Почему? Потому что вполне возможно, что в трудовое законодательство будут внесены ещё какие-то правки. Например, формы предоставления информации о трудовой деятельности работников до сих пор ещё не утверждены Государственной думой.

    Специальная программа для электронных трудовых книжек не нужна. На данный момент ведение этой документации вполне можно осуществить с помощью существующего на предприятии ПО: 1С, Контур и т. д.

    Как будет выглядеть электронная трудовая книжка?


    Как выглядит электронная трудовая книжка? Да никак, ЭТК будет виртуальной. Чтобы проверить информацию о своём трудовом стаже, работнику понадобится заходить в личный кабинет на сайте ПФР или Портала госуслуг. Если же эта информация нужна в бумажном виде, её можно распечатать или заказать соответствующую выписку в ПФР, МФЦ или по месту работы.

    Для предоставления трудовой книги новому работодателю можно использовать бумажные выписки или электронные файлы, заверенные цифровой подписью. А вот при увольнении работодатель обязан выдать распечатку ЭТК.

    Плюсы и минусы электронной трудовой книжки


    plyusy-i-minusy-elektronnoi-trudovoi-knizhki.jpg

    Преимуществ у ЭТК на самом деле много. К ним относится:

    1. Возможность быстро проверить правильность ведения документа работодателем.

    2. Отсутствие фактора риска (похищения или утери документа, шантажа со стороны работодателя).

    3. Снижение количества ошибок, допускаемых при ведении документации.

    4. Экономия времени и денег на создании системы учёта, ведения, хранения бумажных носителей.

    5. Оперативное оформление пенсионных выплат посредством сети интернет без необходимости личного посещения ПФР и документального подтверждения рабочего стажа.

    6. Высокая степень защищённости данных.

    7. Упрощение процесса получения различных госуслуг.

    Проще говоря, ЭТК защищает трудящегося от утери данных, сложного процесса восстановления информации и других рисков, неизбежно возникающих при использовании бумажного носителя. Кроме этого, человек получает возможность контролировать процесс заполнения ЭТК и своевременно требовать внесения исправлений.

    Однако минусы у этого проекта тоже есть. Первый минус – это отсутствие законодательной базы, предусматривающей перенос текущей информации из бумажных трудовых книг в электронные. Давайте будем честными: многие люди не способны сохранить такой важный документ в целостности. Пожары, потопы, дети и домашние животные, ремонты и переезды – всё это опасные факторы, которые значительно увеличивают риск потери бумажной трудовой книги.

    Если же все без исключения работники переложат обязанность по хранению трудовой книги на работодателя, то его работа не упростится, а усложнится. Ведь с этого момента ему придётся дублировать записи в бумажном и электронном варианте документа.

    Второй проблемой, беспокоящей российских граждан, является безопасность и конфиденциальность. К информации о трудовом стаже с момента введения ЭТК получили доступ слишком многие категории госслужащих. А сохранение конфиденциальности в такой ситуации находится под угрозой.

    Что касается безопасности, то многие россияне переживают насчёт умышленного уничтожения данных о трудовой деятельности. Проблемы пенсионной системы в России обсуждаются уже много лет, а потому доверия к государству в этом вопросе нет.

    В любом случае ЭТК уже ввели. Остаётся только надеяться, что этот проект принесёт больше пользы, чем вреда.
     

    Ярославна нравится это.
  2. Ярославна

    Ярославна Почетный гражданин

    Сообщения:
    19.898
    Симпатии:
    6.952
    Пол:
    Женский
    Адрес:
    Москва
    Не поверите и будете смеяться, когда то решила сделать себе загранпаспорт. Взялась заполнять анкету, к нему прилагающуюся, сведениями из Трудовой книжки. Посмотрела, посмотрела... Столько пунктов, непонятно, всё ли надо писать, и как считать годы, и вообще... Решила, что не нужен мне загранпаспорт! :lol: Ну, если теперь не надо будет вручную работать с этим документом - наверное, это хорошая новость. ;)
    Несчастные кадровики и бухгалтеры будут вбивать ваши данные в компьютер, тихо матерясь.
     
    Tsar нравится это.
  3. Tsar

    Tsar Администратор

    Сообщения:
    15.101
    Симпатии:
    4.799
    Пол:
    Мужской
    Адрес:
    Москва
    Ну свои же тоже будут вбивать.
     
  4. Tsar

    Tsar Администратор

    Сообщения:
    15.101
    Симпатии:
    4.799
    Пол:
    Мужской
    Адрес:
    Москва
    Это в первый раз просто.
     
  5. Ярославна

    Ярославна Почетный гражданин

    Сообщения:
    19.898
    Симпатии:
    6.952
    Пол:
    Женский
    Адрес:
    Москва
    В смысле? :Thinking:
     
  6. Tsar

    Tsar Администратор

    Сообщения:
    15.101
    Симпатии:
    4.799
    Пол:
    Мужской
    Адрес:
    Москва
    Загранпаспорта.
     
  7. Ярославна

    Ярославна Почетный гражданин

    Сообщения:
    19.898
    Симпатии:
    6.952
    Пол:
    Женский
    Адрес:
    Москва
    Так мне оказалось непросто :)